Gdy w Twojej spółce pojawiają się nieopłacone faktury, kluczowe jest podjęcie szybkich i metodycznych działań, aby skutecznie odzyskać należności i chronić płynność finansową przedsiębiorstwa. Eksperci finansowi i prawni podkreślają, że im szybciej zareagujesz na zaległą płatność, tym większe są szanse na pomyślne odzyskanie długu.

Pierwsze kroki: windykacja polubowna

Proces odzyskiwania nieopłaconych faktur w spółce zawsze powinien rozpoczynać się od działań polubownych, które mają na celu zachowanie dobrych relacji z kontrahentem przy jednoczesnym stanowczym egzekwowaniu zobowiązań.

Weryfikacja i kontakt z dłużnikiem

Zanim podejmiesz formalne kroki, upewnij się, że nieopłacona faktura dotyczy faktycznie istniejącego długu i nie jest wynikiem prostego błędu administracyjnego. Pierwszy kontakt powinien być delikatnym przypomnieniem (monitem) w formie mailowej lub telefonicznej. Zawsze dokumentuj wszystkie próby kontaktu – daty, godziny i treść rozmów. Ta dokumentacja staje się kluczowa w przypadku późniejszych sporów sądowych.

Formalne wezwanie do zapłaty i nota

Jeśli kontakt nie przynosi rezultatów, kolejnym krokiem jest wysłanie oficjalnego wezwania do zapłaty listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Ten dokument formalnie rozpoczyna proces windykacji i jest niezbędnym dowodem w sądzie. W wezwaniu musisz jasno wskazać:

• numer nieopłaconej faktury,
• kwotę główną należności,
• termin, do którego oczekujesz zapłaty (zwykle 7 dni),
• informację o naliczeniu odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Jako wierzyciel masz również prawo do żądania rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (tzw. nota 40 euro), zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Przejście na drogę sądową

Kiedy windykacja polubowna nie powiedzie się, spółka musi podjąć decyzję o wkroczeniu na drogę sądową. W przypadku nieopłaconych faktur między przedsiębiorcami (B2B) postępowania są zwykle szybsze i mają ułatwiony charakter.

Elektroniczne postępowanie upominawcze (e-sąd)

Dla prostych, bezspornych długów wynikających z nieopłaconych faktur, najszybszym i najtańszym rozwiązaniem jest złożenie pozwu w e-sądzie (Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie). Całe postępowanie odbywa się elektronicznie, a opłata sądowa jest niższa niż w standardowym trybie. Wynikiem jest nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, który, jeśli dłużnik się nie odwoła, staje się tytułem wykonawczym i pozwala na rozpoczęcie egzekucji komorniczej.

Postępowanie nakazowe lub uproszczone

W przypadku bardziej skomplikowanych roszczeń, gdy dysponujesz dowodami w postaci faktur lub innych dokumentów potwierdzających istnienie zobowiązania, można złożyć pozew w trybie nakazowym lub standardowym postępowaniu uproszczonym. Pozytywny dla spółki wyrok lub nakaz zapłaty daje podstawę do dalszej egzekucji.

Odpowiedzialność zarządu i skutki prawne

W kontekście spółki z ograniczoną odpowiedzialnością kluczowe jest zrozumienie, że windykacja może wykraczać poza sam majątek spółki.

Odpowiedzialność członków zarządu

Jeśli egzekucja z majątku spółki z o.o. okaże się bezskuteczna, wierzyciele mogą dochodzić swoich roszczeń bezpośrednio od członków zarządu. Jest to ich odpowiedzialność osobista i solidarna za zobowiązania spółki. Aby uwolnić się od tej odpowiedzialności, członek zarządu musi udowodnić, że w odpowiednim czasie złożył wniosek o ogłoszenie upadłości. Jest to potężne narzędzie dyscyplinujące, które należy wykorzystać, gdy wszystkie inne metody zawiodą.

Ulga na złe długi w VAT i PIT/CIT

Z perspektywy podatkowej, nieopłacone faktury pozwalają na skorzystanie z tzw. ulgi na złe długi. Jest to mechanizm, który umożliwia wierzycielowi skorygowanie podstawy opodatkowania i odzyskanie zapłaconego VAT-u z tytułu nieściągalnych należności, pod warunkiem, że uprawdopodobniono ich nieściągalność. Działanie to, choć nie jest bezpośrednim odzyskaniem długu, pozwala zminimalizować straty podatkowe.